关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知

安徽省人民政府办公厅

关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知
省人民政府办公厅

现将《安徽省行政机关公文处理实施细则》印发给你们，请遵照执行。

安徽省行政机关公文处理实施细则

第一章总则
第一条为贯彻国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（国办发［1993］81号），结合我省实际，特制定本实施细则。
第二条本实施细则适用于全省各级行政机关，同时适用于省内各企业、事业单位。
第三条各级行政机关的公文处理工作，应贯彻党政分开的原则，做到及时、准确、安全，严格执行保密规定，确保国家机密。

第二章公文种类和形式
第四条公文种类及其适用范围，按国办发［1993］81号文件规定执行。
第五条公文形式由各级行政机关结合实际制定。
第六条省人民政府及办公厅公文的主要形式：
（一）文头为《安徽省人民政府文件》、代字为“皖政”的文件，用于传达贯彻党中央、国务院的方针、政策、指示，部署人局性工作，发布规章和重要决定，向国务院报告、请示重要工作，以及其他必须以省人民政府名义办理的重要事项。
（二）文头为《安徽省人民政府办公厅文件》、代字为“皖政办”的文件，用于传达省人民政府关于某一方面工作的决定，转发各地、各部门的报告，通知有关重要事项等。
（三）安徽省人民政府内部传真电报、密码电报，代字分别为“皖政明电”、“皖政密电”，用于办理安徽省人民政府文件中的紧急事项。
（四）安徽省人民政府办公厅内部传真电报、密码电报，代字分别为“皖政办明电”、“皖政办密电”，用于办理安徽省人民政府办公厅文件中的紧急事项。
（五）文头为《安徽省人民政府》、代字为“皖政秘”的文件，用于省人民政府对有关地区、部门或单位通知重要事项，批复请示事项，发布议事协调机构、临时机构组成的通知，向国务院报告请示某一方面的工作，以及用于与国务院各部门或兄弟省区商洽问题的函件。
（六）文头为《安徽省人民政府办公厅》、代字为“皖政办秘”的文件，用于经省人民政府同意并以办公厅名义对有关地区、部门某项工作的通知，答复内容一般的具体事项，以及办公厅同各业务主管部门之间联系事项，与国务院各部门或兄弟省区商洽一般问题的函件，办理办公厅内
部事务等。

第三章公文格式
第七条公文格式包括版式和公文体式，一般由发文机关（文头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送（含抄报）机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）公文文头一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件”二字组成，也可只用发文机关全称或规范化的简称作文头，用大号字居中套红印在文件首页上端。几个机关联合行文，可用主办机关一家文头，也可并用几家机关名称的文头，但应将主办机关排列在前。
（二）密级公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并同时标明份号。
（三）紧急文件应在文头的右上角分别标明“特急”、“急件”、电报分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文字号由机关代字、年度和顺序号组成。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。
机关代字应保持稳定，不可经常变动。年度应加方括号；年度和顺序号一律使用阿拉伯数码。
（五）上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左侧。
（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。为避免公文标题累赘，有公文文头的，可不标明发文机关；除发布法规性文件加书名号外，一般不加标点符号。
（七）主送机关应明确、具体，标列在标题之下、正文的开头。上行文只应主送一个机关，如需要同时送其他机关，应用抄送形式，标列于抄送栏内；平行文的主送机关应根据要求写具体；下行文的主送机关应视公文内容和发送范围而定。
（八）正文是公文的主体部分，用以表达公文的内容。内容应符合国家法律、法规和方针、政策；文字表达应力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严密。
（九）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件名称和顺序。公文结尾若出现空白页，应注明“此页无正文”，并加圆括号。
（十）文件除会议纪要外，一律加盖印章，用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。联合上报的文件，可由主办单位加盖印章，但在首页要注明协办单位签发人姓名。联合下发的文件，都应加盖印章，并将主办机关排列在前。电报应落款并标明签发人，不需加盖
印章。
（十一）文件的成文日期，以领导人签发的日期为准；几个机关联合发文，以最后签发的日期为准；电报以发出时间为准；会议讨讼通过的文件，以讨论通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。
（十二）文件应根据内容标注主题词，一般不超过5个词汇。上报的文件，应标注上级机关公文主题词表中规定的主题词。主题词标注在文件末页下端、抄送栏的上方。
（十三）抄送栏设于文件末页下端、印发机关之上。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党、政、军、群顺序排列。
（十四）文件一般应有印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关全称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数。
（十五）公文如有附注，如“此件不得登报”，“此件不得翻印”等，应标注在成文日期左下方、主题词之上，并加圆括号。
第八条公文用字，一律从左至右横写、横排。公文缮印用字应规范化。省人民政府及办公厅文件，批语用三号楷体，正文用三号仿宋体，标题用二号宋体。

第四章行文规则
第九条各级行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（一）凡属于政府各部门职权范围内的事项，应以部门名义直接行文，或几个部门联合行文，不要事事都以政府名义行文，也不要请求政府批转。
（二）政府各部门需要商请同级其他部门解决的问题，应直接行文。
（三）政府各部门提出本级地专项工作的建议、意见和工作部署，需要有关部门和下一级政府协同执行的，原则上可经本级政府领导人批准后，注明经本级人民政府同意，由主管部门行文，或与有关部门联合行文。
第十条向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。
第十一条凡涉及其他部门职权范围的问题，未协商一致，或未经本级政府裁决，政府部门一律不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
第十二条各级政府需要请示上级机关决定的问题，属于上级业务主管部门职权范围内的，应直接向有关上级业务主管部门行文；各地之间需要协商解决的问题，应当直接行文，不要都报上级政府转办。经协商解决不了的问题，可请求上一级政府裁决，但应把双方意见同时上报。
第十三条各级行政机关不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文时，应抄报被越过的机关。对越级请示的公文，除特殊情况外，收文机关有权退回。
第十四条 “请示”应一文一事，只报一个主机机关。对一文数事的请示公文，收文机关有权退回重办。除领导同志直接交办的事项外，请示不要直接送领导同志个人，也不要同时抄送下级机关。
第十五条 “报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示的公文，收文机关只按报告处理，不予答复。
第十六条受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报机关和抄报机关，由主级机关负责答复所请示的问题。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。
第十七条上级的公文必须按规定的份数报送。份数不足的，收文机关可要求发文机关补足或退回重报。
上级省政府的文伯不得少于10份。上报行署、市、县政府文件的份数，由各地自行确定。
第十八条联合上报的公文，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商一致，有关部门或者地区应会签；如有关方面意见不一致，应当如实反映。
第十九条减少重复行文。贯彻执行上级行政机关公文，凡上级文件已有明确规定，本级无需再作具体的要求，可以不行文，而将原文翻印下发。凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告的问题，应当不行文。
省政府原则上不转发国务院各部门的文件，国务院各部门文件的贯彻由有关的职能部门办理；不批转省政府各部门的会议文件，包括工作报告、领导同志讲话和会议纪要，会议文件一律由会议主办单位印发。
第二十条为减少行政机关的发文数量，经过批准，可在报刊上公开发表行政法规、规章和文件，也可通过《安徽政报》发布公文。

第五章公文办理
第二十一条公文办理分收文办理和发文办量。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。
第二十二条收文办理：
（一）签收。公文一律由行政机关办公（室）的文秘部门签收，按程序办理。除领导同志直接交办的事项外，不得将公文直接报送领导同志个人，领导同志不受理未经文秘部门签收的公文。
（二）登记。公文签收后，由文秘部门逐件拆封核查，分类登记、登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。
（三）分发。对不需办理的阅件和简报等，按其内容分送有关领导同志和业务部门阅知。
（四）拟办。对需要办理的公文，由文秘部门认真阅文后及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照部门职权范围，直接转有关主管部门处理。对违反公文处理办法的来文，退回呈报单位重办。
拟办意见应力求准确、恰当，把握不准时，要主动征询业务处室或有关部门的意见。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门或地区承办的来文，需注明牵头主办单位。
除领导同志直接交办的事项外，公文一般不送领导同志批示，由业务部门承办后报领导审批。
（五）批办。文秘部门对来文提出拟办意见后，要及时送办公厅（室）负责同志批办。经负责同志批办过的公文，要在来文登记簿上注明批送给某部门办理，并打印出公文处理标签，加盖机关文电处理专用章后，发送有关业务处室或部门办理。
（六）承办。有关业务处室或部门接到交办的公文，应抓紧办理，并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应在3日内办结，一般公文在15日内办结，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或不适宜本单位办理的，应在2日内退回交办单位并说明理由。
承办公文，应当逐件登记，并及时注明领导同志批示内容、公文运转过程和处理结果。承办中，对属于本部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或几个部门联合发文；须经政府审批的事项，经政府同意后，也可由部门发文，文中可注明经政府同意；必须由政府发文的，按公文拟制
程序，认真撰写代拟稿，经本部门负责同志审核后，送政府审签。对可发可不发文的，应尽量不发文。其中属于一般性的工作；可通过电话予以解释；有些需要办理的事项，可用适当的方式答复。对内容涉及两个及两个以上部门或者地区的来文，主办单位应主动进行协调、会签；协调意见
不一致的，应将各方面意见如实向上级反映，请上一级机关协调。
下级机关请示上级机关或主管部门的公文，上级机关或主管部门应认真负责地研究，及时处理和答复。问题重大或协调处理复要，不能按时办结的，应主动将办理情况告诉呈报机关。
（七）催办。公文处理应建立催、查办制度。由机关文秘部门签收、登记后分办或批办的公文（包括领导同志批示件），文秘部门应负责催办。政府下发的重要公文，由有关业务处室或部门及时了解和反馈执行情况。
交办的国务院及国务院办公厅发文，一般要求在收到文件后7日至10日内回复交办单位；其它公文由交办单位每半个月普催一次；紧急公文要做到跟踪催办；重要公文及领导同志限期办理的公文，应重点催办，并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录，并根据催办记录，每月通报
一次公文办理情况。
（八）查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位，交办机关的文秘部门可直接登门查办，并将查办结果予通报；
（九）立卷。行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应按档案管理规定及时将公文定稿，正本和有关材料，根据其相互关系、特征和保存价值分类立卷，准备向机关档案室移交。电报应随同文件一起立卷。联合办理的公文，原件由主办单
位立卷，其他单位保存复制件。
（十）归档。按归档范围和要求，于次年的第一季度将立卷的案卷移交档案室归档。要保证档案的齐全、完整、能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。个人不得保存应当归档的公文。
（十一）销毁。对没有归档的存查价值的公文、材料等，经鉴别和负责同志批准后，于次年第一季度向文秘部门清退。经清点核对后，由文秘部门统一保管，定期销毁。销毁密级公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。
第二十三条发文办理：
（一）拟稿。按《国家行政机关公文处理办法》第二十八条、二十九条执行，公文文稿由行政机关的办公厅（室）负责撰拟，亦可请业务主管部门代拟。
（二）审核。公文文稿的审核，主要是把好公文的政策、质量关、并确定要不要发文以及用什么名义、以什么方式发文。重要文稿，应经过三审后方能送领导同志签发。办文单位的负责同志负责初审，文秘部门负责复审，办公厅（室）分管公文处理的负责同志负责终审，并签给有关领
导同志签发。
审核公文，按《国家行政机关公文处理办法》第三十三条规定执行。
（三）签发。公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。
审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。基他审批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，领导人一般不要接收和签发未经办公厅（室）审核的公文。
（四）登记。经领导人签批后的文稿，应送文秘部门登记。登记内容为编文号、确定发送范围和份数、对文稿作技术处理等，然后核人、签发人等逐项登记并造单送印。
（五）缮印。经文秘部门登记后的文稿，送机关印刷厂或文印室缮印，带密级的公文不得送社会印刷厂、誉印社缮印。缮印应按照缓急程序排列。一般周期不超过7天，急件、特急件应按要求立即承印。缮印必须保证质量，核对好格式和纸张规格要求，做到字迹清晰，版面整洁，庄重
大方。
（六）校对。重要公文要做到三校付印。校对时应使用统一的校对符号。未经签发人或审核人同意，不能擅自加以改动。
（七）用印。经机关印刷厂印制的公文，由印刷厂套印；由文印室打印的公文，由文秘部门专人负责用印。用印时，要检查原稿上领导人签字与使用的印章权限是否相符。
（八）分发。缮印好的公文，由机关文秘部门统一分发。分发前，文秘部门应通知承办人从内容到格式进行最后复校，确认无误并签字后，方可照单分发。急件随到随发，一般分文在2至3日内封装发出。发文时，要校对信封，编发信序号，标明密级和缓急程序，并要随文填写发文通
知单，严格签收手续。公文发出后，经办人要清点剩余份数，在分发单上签名，余件入柜暂存。
（九）传递。机关发文，凡发往外埠的，由机要交通送机要局传递；发往本埠的，送公文交换站交换。本埠的急件、特急件、绝密件，由专人专程传递。利用计算机、传真等通信系统传输密级公文，必须采用加密装置。
（十）立卷。机关发出的公文，均要连同领导人签批的底稿，公文形成过程中的附件及公文正本2份整理立卷。
（十一）归档。扫归档范围和要求，将立卷的文本于次年第一季度移交档案室归档。
（十二）销毁。对没有归档和存查价值的多余公文，经鉴别清点后，由机关文秘部门集中管理，定期派人监督销毁。
第二十四条上级机关下发的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经下级机关负责人或秘书长、办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。汇编内部文件，需按权限报批。
第二十五条草拟、修改和签批公文，必须使用钢笔或毛笔，不可使用铅笔或圆珠笔；所用墨水应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。
第二十六条经领导批准，可以采用复印、传真方式行文，按正式公文传递、办理和保存。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章。
第二十七条其他机关人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅一般公文案卷，可由文秘部门指定地点、指定案卷及张页查阅；查阅密级公文案卷，需经秘书长或办公厅（室）主任批准。经本机关文秘部门同意，查阅人员可以摘抄一般公文的内容；摘抄密级公文，需经秘
书长或办公厅（室）主任批准，其内容不得外传，用后交机关文秘部门销毁。成卷公文不得外借。

第六章附则
第二十八条本实施细则自1995年1月1日起施行。以往有关规定与本实施细则不一致的，以《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则为准。

1994年12月20日

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